Como utilizar o tempo com produtividade e desenvolver um cronograma eficiente

Como utilizar o tempo com produtividade e desenvolver um cronograma eficiente

1 de novembro de 2017 0 Por AMWSys ERP

Utilizar o tempo com produtividade nem sempre é uma tarefa fácil para os administradores e funcionários. Para isto, é necessário organização e disposição.

Existem atualmente diversos tipos de ferramentas que ajudam as pessoas a desenvolverem suas atividades com um sistema de gestão empresarial eficiente e produtivo. Dentre estes métodos, destacamos o cronograma.

Esta ferramenta se caracteriza como um documento que organiza as tarefas de forma detalhada.

Elaborado normalmente em formato de tabela, o cronograma organiza as atividades diárias ou semanais de um determinado indivíduo ou empresa. Mostrando o tempo que deve ser gasto no desenvolvimento de cada uma delas.

Vantagens de um cronograma empresarial

Muito funcional na rotina de uma empresa, o cronograma apresenta diversos benefícios, veja a seguir alguns deles:

  • Simples de fazer e usar;
  • Pode ser usado para todos os tipos de atividade;
  • Identifica as tarefas que precisam de uma atenção redobrada da equipe e tempo extra;
  • Deixa as pessoas mais disciplinadas na execução das atividades dentro de uma empresa. Evitando trabalho acumulado e inúmeros transtornos;
  • Auxilia o gestor a acompanhar a evolução de cada tarefa, evitando atrasos.
  • Maior confiabilidade da equipe no planejamento, aumentando as possibilidades de sucesso;
  • Auxilia na identificação e resolução de problemas da equipe e/ou do projeto;

No entanto, para obter todos estes resultados positivos é necessário ficar atento a um critério muito importante: o período para a realização de cada tarefa.

Não estabeleça prazos audaciosos para realizar as atividades, caso contrário tanto equipe quanto gestor ficarão frustrados com o desenvolvimento do projeto.

Como montar um cronograma de projeto

Para criar um cronograma simples, siga o passo a passo, a seguir:

  • Escolha as atividades que precisam ser registradas no cronograma.
  • Determine etapas para a realização completa do projeto.
  • Crie o cronograma.
  • Atualize o cronograma sempre que surgir algo novo.

Para elaborar um cronograma ainda mais eficaz, você pode criar uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos).

Essa ferramenta auxilia o gestor a transformar um projeto em pequenas tarefas, facilitando a compreensão de todas as demandas.

A EAP é criada através de pequenas ramificações hierárquicas, como se fosse a raiz de uma árvore. As tarefas mais abrangentes devem ser inseridas no topo da estrutura e as mais específicas na base.

Utilize a EAP em parceria com o cronograma, pois, as duas técnicas são bem diferentes mas complementares. Integradas, elas ajudam na organização, execução e produtividade de atividades.

Como um sistema de gerenciamento ajuda no cronograma?

Os sistemas de gerenciamento de empresas podem ser excelentes ferramentas para melhorar o mapeamento do tempo do seu negócio, por meio das facilidades que eles oferecem.

Um bom exemplo de sistema de gestão é o AMWSys, pensado com o principal intuito de otimizar o tempo dos processos gerenciais, para que ele possa ser direcionado a atividades que aumentem o rendimento dos funcionários.

Dentre as facilidades oferecidas está o cadastro de clientes, fornecedores, transportadores ou vendedores num único local de fácil acesso, o que faz com que se perca menos tempo com a procura de fichas em papel.

Outro ponto importante é o gerenciamento de estoques, essa opção economiza muito de seu tempo evitando imprevistos com a falta de produtos ou matérias-primas para uso imediato.

Por isso, não perca tempo e comece a fazer uso agora mesmo do sistema de gerenciamento AMWSys, e economize mais tempo no seu dia a dia.